Marcin Dziurda
 
1. Wprowadzenie

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw^[1] (dalej: „Nowelizacja”) wprowadza szereg zmian istotnych dla praktyki radców prawnych. Część z nich weszła już w życie, część pozostaje w okresie vacatio legis^[2]. Największe znaczenie ma wprowadzenie przez Nowelizację możliwości (od 1 marca 2026 r.), a następnie obowiązku (od 1 marca 2027 r.) wnoszenia przez radców prawnych określonych pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego.

---

2. Dotychczasowy stan prawny

W stanie prawnym przed 1 marca 2026 r. możliwości wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej były ograniczone. Dotyczyły jedynie tych postępowań, w których udostępnione zostały specjalne systemy teleinformatyczne, umożliwiające pełną (postępowanie rejestrowe, Krajowy Rejestr Zadłużonych) lub częściową (elektroniczne postępowanie upominawcze) cyfryzację postępowań cywilnych w określonych kategoriach spraw.

W pozostałych postępowaniach, obejmujących przytłaczającą większość spraw cywilnych, nie było możliwe skuteczne wnoszenie pism procesowych w postaci elektronicznej. Jak to ujęto w postanowieniu Sądu Najwyższego (dalej: „SN”) z 29 marca 2023 r., III CZ 427/22^[3], dopóki ustawodawca nie otworzy szerszej, uwzględniającej rozwój technologii, drogi wnoszenia pism procesowych, przesłanie pisma do sądu mailem czy też za pośrednictwem platformy ePUAP nie wywołuje skutków procesowych i nie wymaga podjęcia czynności o charakterze faktycznym (wydrukowanie załącznika do maila) i procesowym (np. wezwania do podpisania wydruku, a szerzej – usunięcia jego braków formalnych jako pisma procesowego, którym nie jest). Strona powinna natomiast zostać poinformowana o bezskuteczności tej czynności (wniesienia „pisma” drogą mailową lub za pośrednictwem platformy ePUAP) w trybie pozaprocesowym. Stanowisko to zostało wyrażone w sprawie, w której zawodowy pełnomocnik w ostatnim dniu terminu wniósł skargę kasacyjną za pośrednictwem ePUAP. Zarówno sąd drugiej instancji, jak i SN uznały, że wniesienie środka zaskarżenia w ten sposób było bezskuteczne, ponieważ przepisy nie przewidywały ogólnej możliwości wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej.

Pewne wątpliwości wywoływała regulacja art. 125 § 5 k.p.c., w którym zawarto sformułowanie, że jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, pisma procesowe można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych^[4]. Jednocześnie jednak z art. 155 ust. 7 tej ustawy wynika, że sądy będą obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej dopiero od dnia 1 października 2029 r. Dla usunięcia wątpliwości art. 125 § 5 k.p.c. został uchylony z dniem 1 marca 2026 r. Oznacza to, że – o ile nie dojdzie do dalszych zmian legislacyjnych – sądy zostaną włączone do systemu e-doręczeń dopiero w 2029 r.

Jednocześnie jednak Nowelizacja otworzyła szerszą drogę wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej, przy wykorzystaniu portalu informacyjnego. Dotychczas korzystanie z niego miało charakter jednokierunkowy – obejmowało doręczenia zawodowym pełnomocnikom pism sądowych: orzeczeń, zarządzeń, zobowiązań i wezwań. Na skutek Nowelizacji – w postępowaniach, w których nie został udostępniony pełny system teleinformatyczny (czyli wszystkich poza postępowaniem rejestrowym, wieczystoksięgowym, KRZ oraz EPU)  – niektóre pisma procesowe będą od 1 marca 2026 r. mogły, a od 1 marca 2027 r. będą musiały być wnoszone w postaci elektronicznej przez portal. W ten sposób stanie się on dwukierunkowym kanałem komunikacji radcy prawnego z sądami.

Należy podkreślić, że możliwość wnoszenia pism procesowych przez portal będzie ograniczona, i to na dwa sposoby – podmiotowo oraz przedmiotowo.

Ograniczenie podmiotowe polega na tym, że z możliwości wnoszenia pism za pośrednictwem portalu informacyjnego będą mogli skorzystać jedynie zawodowi pełnomocnicy (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator – por. art. 125¹ § 2 k.p.c.). Strony działające osobiście (a także reprezentowane przez pełnomocników niezawodowych) z wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego nie będą mogły korzystać – nawet fakultatywnie.

Z kolei ograniczenia przedmiotowe polegają na tym, że zgodnie z art. 125¹ § 1 k.p.c. pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego tylko wtedy, jeżeli przepis szczególny tak stanowi (i nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego). Nowelizacja dodała w Kodeksie postępowania cywilnego dwa przepisy szczególne przewidujące wnoszenie określonych kategorii pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego.

Podstawowe znaczenie ma art. 125¹ § 2 k.p.c., który wymienia 10 kategorii pism procesowych podlegających wnoszeniu przez portal. Pierwotnie miało to dotyczyć jedynie środków odwoławczych (apelacja, zażalenie, skarga na orzeczenie referendarza sądowego), jednak w toku prac legislacyjnych dodano kilka rodzajów pism, które mogą być wnoszone przez portal zarówno w drugiej, jak i pierwszej instancji – np. wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem czy zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego.

Obowiązek wnoszenia przez zawodowych pełnomocników określonej kategorii pism procesowych przez portal wynika ponadto z nowego art. 183¹³ § 1² k.p.c., w myśl którego w postępowaniu o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację (nie dotyczy to mediacji ze skierowania sądu) adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna RP albo prokurator wnosi wniosek oraz dalsze pisma procesowe za pośrednictwem portalu informacyjnego. Co istotne, w przypadku wniosku o zatwierdzenie ugody w ramach mediacji umownej wnoszenie przez radców prawnych pism za pośrednictwem portalu informacyjnego jest obligatoryjne już od 1 marca 2026 r. (bez rocznego okresu przejściowego, który zgodnie z art. 14 ust. 2 Nowelizacji dotyczy tylko pism wymienionych w art. 125¹ § 2 k.p.c.).

Stosownie do art. 13 § 2 k.p.c. przepisy regulujące wnoszenie pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego mają zastosowanie nie tylko w procesie, ale także innych rodzajach postępowań unormowanych w k.p.c., w szczególności w postępowaniu nieprocesowym. W myśl jednak art. 511^1b k.p.c. możliwość wnoszenia przez portal nie ma zastosowania do pism procesowych wnoszonych w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz postępowaniach rejestrowych.

Nie mogą być też wnoszone przez portal pisma w postępowaniach upadłościowym i restrukturyzacyjnym, ponieważ udostępniono w nim specjalny system teleinformatyczny – Krajowy Rejestr Zadłużonych.

Wnoszenie pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego nie ma zastosowania także w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Zgodnie z art. 505³¹ § 1 k.p.c., w tym postępowaniu odrębnym powód wnosi pisma wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeżeli zaś pozwany chce wnosić pisma w postaci elektronicznej, może wybrać korzystanie z tego systemu (art. 505³¹ § 1 k.p.c.), co wyłącza stosowanie przepisów o wnoszeniu pism przez portal.

Podsumowując tę część, najważniejsza zmiana wprowadzona przez Nowelizację polega na tym, że od 1 marca 2026 r. radcowie prawni będą mogli, a od 1 marca 2027 r. – musieli wnosić pisma wymienione w art. 125¹ § 1 k.p.c. za pośrednictwem portalu informacyjnego. Szczegółowego omówienia wymaga zatem katalog pism procesowych zawarty w tym przepisie.
 
3. Katalog pism podlegających wnoszeniu przez portal

W art. 125¹ § 2 k.p.c. wymieniono 10 kategorii pism procesowych, które od 1 marca 2027 r. radcowie prawni będą musieli wnosić przez portal informacyjny. Należy przy tym pamiętać, że art. 14 ust. 2 Nowelizacji przewiduje roczny okres przejściowy.

W tym rocznym okresie przejściowym fakultatywność będzie pełna. W jednej sprawie radca prawny będzie mógł wnosić pisma wymienione w art. 125¹ § 2 k.p.c. przez portal informacyjny, a w innych nie. Co więcej, pomiędzy 1 marca 2026 r. a 28 lutego 2027 r. nawet w tej samej sprawie radca prawny jedno pismo (np. odpowiedź na apelację) będzie mógł wnieść przez portal informacyjny, a dalsze pisma w postępowaniu apelacyjny będzie mógł składać w postaci papierowej.

Ta fakultatywność skończy się 1 marca 2027 r. Od tej daty pisma procesowe wymienione w art. 125¹ § 2 k.p.c. będą musiały być wnoszone przez radców prawnych za pośrednictwem portalu informacyjnego. Szczegółowego omówienia wymaga zatem katalog tych pism.

Na wstępnie należy zaznaczyć, że chociaż pierwotnie zakładano, iż wnoszenie przez portal będzie obejmowało jedynie środki odwoławcze (apelację i zażalenie), w toku prac legislacyjnych katalog ten rozszerzono o szereg prostych pism procesowych, które mogą być składane przez portal zarówno w pierwszej, jak i drugiej instancji (art. 125¹ § 2 pkt 1-5 oraz 8-10 k.p.c.).

Nie zdecydowano się jednak na umożliwienie wnoszenia za pośrednictwem portalu pozwu, odpowiedzi na pozew ani pism merytorycznych (przygotowawczych) w pierwszej instancji. Wynika to z tego, że – jeżeli po jednej stronie występuje zawodowy pełnomocnik, a po drugiej strona działająca osobiście – pisma wnoszone przez zawodowego pełnomocnika przez portal sąd musi drukować i wysyłać w postaci papierowej do strony działającej osobiście.

Zgodnie z pkt 1 wnoszeniu przez portal podlega zgłoszenie się do udziału w sprawie. Przyjmuje się, że chodzi o tzw. ustanowienie się przez zawodowego pełnomocnika. Jeżeli radca prawny otrzymuje pełnomocnictwo procesowe w toku postępowania, powinien zgłosić się do udziału w sprawie, dołączając oryginał albo odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.
Związany z tym jest art. 126 § 3 k.p.c., w myśl którego do pisma procesowego należy dołączyć pełnomocnictwo albo jego uwierzytelniony odpis, jeżeli pismo to wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnik wnosi pismo procesowe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego, pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej albo jego elektronicznie uwierzytelniony odpis wnosi się wraz z tym pismem. W piśmie tym podaje się numer wpisu pełnomocnika na właściwą listę, w przypadku gdy pismo to jest wnoszone przez pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym. Jeżeli zatem radca prawny dysponuje pełnomocnictwem podpisanym elektronicznie (podpisem kwalifikowany, zaufanym albo osobistym), wraz ze zgłoszeniem się do udziału w sprawie wgrywa do portalu to pełnomocnictwo w postaci elektronicznej. Jeśli jednak pełnomocnictwo udzielone zostało w tradycyjnej postaci papierowej, wraz ze zgłoszeniem się od udziału w sprawie radca prawny musi wnieść uwierzytelniony skan pełnomocnictwa.

Regulacja art. 125¹ § 2 pkt 1 k.p.c. wywołuje istotne wątpliwości interpretacyjne. Dotyczą w szczególności tego, czy przepis ten wyłącza możliwość złożenia pełnomocnictwa na rozprawie, lub w biurze obsługi interesanta przy okazji przeglądania akt przez pełnomocnika procesowego ustanowionego w toku postępowania.

W pkt 2 przewidziano, że wnoszeniu przez portal podlega zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego – o ile, rzecz jasna, wnoszone jest przez zawodowego pełnomocnika, a nie przez stronę.

Stosownie do pkt 3 wnoszenie pism za pośrednictwem portalu obejmuje zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 oraz art. 387¹ k.p.c., czyli zawiadomienia o zmianie adresu. Także w tym przypadku przepis ma zastosowanie, jeżeli zawiadomienie o zmianie adresu składane jest przez zawodowego pełnomocnika, a nie przez samą stronę.

W myśl pkt 4 zawodowi pełnomocnicy wnoszą przez portal oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację. Obejmuje to zarówno zgodę, jak i sprzeciw wobec skierowaniu do mediacji przez sąd (art. 183⁸ § 2 k.p.c.).

Z kolei z pkt 5 wynika, że wnoszeniu przez portal podlega wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego. Obecnie, mimo braku wyraźnej regulacji, sady dopuszczają składanie takich wniosków za pośrednictwem-e-maila. Po Nowelizacji wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego (art. 151 § 3 zdanie 1 k.p.c.) zawodowy pełnomocnika powinien składać przez portal.

Zgodnie z pkt 8 wnoszeniu przez portal podlega wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku. Konstrukcja tego przepisu budzi poważne wątpliwości. Nie jest jasne, dlaczego tylko w odniesieniu do wniosku o uzasadnienie wnoszeniu przez portal podlega pismo uzupełniające braki formalne, a w przypadku innych pism (np. sprzeciwu wobec skierowania przez sąd do mediacji) nie przewidziano tego.

Stosownie do pkt 9 wnoszenie przez portal obejmuje wnioski o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i 1¹ k.p.c., z wyłączeniem wniosków w przypadkach, o których mowa w art. 778¹, art. 778², art. 778³, art. 787, art. 787¹, art. 788 oraz art. 789 k.p.c. Do przepisu tego wkradł się oczywisty błąd – w art. 777 k.p.c. nie ma przecież § 1¹. Autorom Nowelizacji chodziło zapewne o to, by za pośrednictwem portalu informacyjnego można była składać wnioski o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym pochodzącym od sądu (art. 777 § 1 pkt 1 i 1¹ k.p.c.).

Treść art. 125¹ § 2 pkt 9 k.p.c. nie pozostawia jednak wątpliwości – wnoszeniu przez portal podlegają wnioski o nadanie klauzuli wykonalności wszystkim tytułom egzekucyjnym wymienionym w art. 777 § 1 k.p.c., a zatem także aktom notarialnym obejmującym poddanie się egzekucji. Nie jest natomiast dopuszczalne składanie za pośrednictwem portalu informacyjnego wniosków o nadanie tzw. konstytutywnych klauzul wykonalności, wymienionych w końcowej części art. 125¹ § 2 pkt 9 k.p.c.

W myśl pkt 10 wnoszenie pism przez portal przez zawodowych pełnomocników obejmuje wnioski o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia. Zgodnie z art. 364 § 1 k.p.c. prawomocność orzeczenia stwierdza na wniosek strony sąd pierwszej instancji, a dopóki akta sprawy znajdują się w sądzie drugiej instancji – ten sąd.

Największe znaczenie w praktyce mają art. 125¹ § 2 pkt 6 i 7 k.p.c., przewidujące wnoszenie przez portal środków odwoławczych oraz pism w postępowaniach wywołanych ich wniesieniem.

Zgodnie z pkt 6 wnoszeniu za pośrednictwem portalu informacyjnego podlegają apelacja, zażalenie oraz skarga na orzeczenie referendarza sądowego. Nie obejmuje to jednak zażaleń kierowanych do SN na podstawie art. 394¹ § 1 i 1 k.p.c. Wiąże się to z generalnym wyłączeniem wynikającym z art. 125¹ § 3 k.p.c., stanowiącym, że składaniu przez portal nie podlegają pism procesowych wnoszonych do SN.

W myśl pkt 7 wnoszenie pism przez portal obejmuje pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego. Redakcja przepisu przemawia za przyjęciem, że jego hipoteza obejmuje wszystkie pisma wnoszone w toku postępowania apelacyjnego i zażaleniowego, a nie tylko merytoryczne. Prowadziłoby to do uznania, że wniosek o wyłączenie sędziego w drugiej instancji podlega wnoszeniu przez portal, chociaż taki sam wniosek w pierwszej instancji powinien zostać wnoszony w postaci papierowej (ponieważ nie jest wymieniony w art. 125¹ § 2 k.p.c.).

Dodać należy, że art. art. 125¹ § 2 pkt 7 k.p.c. pozwala przyjąć bez wątpliwości, że wnoszeniu przez portal podlega pismo uzupełniające braki formalne apelacji, zażalenia czy skargi na orzeczenie referendarza sądowego – jako pismo w procesowe w toku postępowania wywołane wniesieniem danego środka zaskarżenia.

Wątpliwości budzi natomiast, czy podlega wnoszeniu za pośrednictwem portalu informacyjnego wniosek o przywrócenie terminu na wniesienie apelacji, zażalenia czy skargi na orzeczenie referendarza sądowego. Co prawda, pismo takie nie zostało wymienione w art. 125¹ § 2 k.p.c., zgodnie jednak z art. 169 § 3 k.p.c. równocześnie z wnioskiem o przywrócenie terminu strona powinna dokonać czynności procesowej.

Zauważyć ponadto należy, że nie zostało uregulowane, w jaki sposób – przez portal lub papierowo – wnosić pismo (w znaczeniu technicznym) obejmujące zarówno wniosek wymieniony w art. 125¹ § 2 k.p.c. (np. sprzeciw wobec skierowania do mediacji), jak i wniosek w tym przepisie niewymieniony (np. o wyłącznie sędziego w pierwszej instancji). Wobec braku wyraźnego uregulowania tej kwestii najbezpieczniej jest nie łączyć w jednym piśmie wniosków podlegających wnoszeniu przez portal z wnioskami, które należy składać w postaci papierowej. Skutki wniesienia pisma w niewłaściwy sposób są bowiem bardzo rygorystyczne.
 
3. Skutki naruszenia przepisów o wnoszeniu pism przez portal

Nowelizacja wprowadziła bardzo rygorystyczne regulacje skutków wniesienia pisma procesowego w niewłaściwy sposób. Może budzić wątpliwości, czy spełniają one standardy konstytucyjne.

W myśl art. 125³ § 1 k.p.c., jeżeli przepis szczególny stanowi, że pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego (i nie zachodzi okoliczność, o której mowa w art. 125² § 1 k.p.c. – o czym dalej), pismo procesowe wniesione w inny sposób nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego to pismo. Przepis ten w stosunku do pism wymienionych w art. 125¹ § 2 k.p.c. będzie miał zastosowanie od 1 marca 2027 r., od kiedy wnoszenie tych pism przez portal stanie się obligatoryjne^[5].

Symetryczną, równie rygorystyczną regulację zawiera art. 125³ § 2 k.p.c. – przewidujący, że pismo procesowe wniesione za pośrednictwem portalu informacyjnego w przypadku nieprzewidzianym w przepisie szczególnym lub przez osobę nieuprawnioną nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego to pismo. Przepis ten ma zastosowanie już od 1 marca 2026 r. – np. w razie wniesienia przez zawodowego pełnomocnika przez portal odpowiedzi na pozew.
 
4. Załączniki do pism procesowych

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że pisma (wraz z załącznikami) wnosi się przez portal informacyjny bez odpisów. Jeżeli po drugiej stronie występuje zawodowy pełnomocnik, wnoszący pismo radca prawny może wybrać bezpośrednie doręczenie za pośrednictwem portalu (szerzej na ten temat dalej). Gdy przeciwnikiem procesowym jest strona działająca osobiście, to sąd wydrukuje i wyśle do niej odpis pisma wniesionego przez radcę prawnego przez portal.

Same pisma procesowe wnoszone przez portal muszą być w postaci pierwotnie elektronicznej. Wynika to z art. 126 § 5 k.p.c. – przewidującego, że pismo procesowe wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a w przypadku prokuratora – także zaawansowanym podpisem elektronicznym wydawanym przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury^[6]. Oznacza to, że radca prawny nie może wnosić pism przez portal pisma procesowego w ten sposób, że je wydrukuje, tradycyjne podpisze, zeskanuje, wgra do portalu i uwierzytelni.

Ze zrozumiałych przyczyn inaczej ma się rzecz z załącznikami, które nie zawsze mają postać (pierwotnie) elektroniczną. Z art. 128 § 2 k.p.c. wynika, że do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego dołącza się załączniki utrwalone w postaci elektronicznej. Jeżeli załącznik ma postać pierwotnie elektroniczną (jak np. umowa podpisana podpisami kwalifikowanymi lub zaufanymi) – w tej postaci wgrywa się go do portalu. Jeśli zaś załącznik ma postać pierwotnie papierową, do portalu wgrywa się jego skan.

Bardzo istotne zmiany nastąpiły w zakresie uwierzytelniania załączników. Po pierwsze, w art. 6 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych^[7] dodano ust. 4 w brzmieniu: Radca prawny może poświadczyć dokument w postaci elektronicznej w systemach teleinformatycznych, o których mowa w art. 175da ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych^[8], w sposób w nich przewidziany. Zaznaczyć należy, że – inaczej niż Kodeks postępowania cywilnego, który odróżnia portal informacyjny od systemów teleinformatycznych – uregulowanie art. 175da p.u.s.p. traktuje portal informacyjny jako rodzaj systemu teleinformatycznego. W konsekwencji art. 6 ust. 4 ustawy o radcach prawnych pozwala na uwierzytelnianie dokumentów zarówno w portalu informacyjnym, jak i w specjalnych systemach teleinformatycznych (KRZ, postępowanie rejestrowe).

Po drugie, co bardziej istotne, od 1 marca 2026 r. doszło do zasadniczej zmiany art. 129 § 2¹ k.p.c. Dotychczas z przepisu tego wynikało, że elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej RP następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. Obecnie art. 129 § 2¹ k.p.c. stanowi, że występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym albo radca lub referendarz Prokuratorii Generalnej RP „może” elektronicznie poświadczyć dokument w systemie teleinformatycznym albo portalu informacyjnym. Rzecz jasna, nie dotyczy to dokumentów w postaci pierwotnie elektronicznej (np. umów podpisanych podpisami kwalifikowanymi lub zaufanymi), nie wymagają one bowiem uwierzytelnienia.

Gdy zaś chodzi o załączniki w postaci skanów dokumentów papierowych, radca prawny każdorazowo będzie decydował, czy je uwierzytelni czy nie (w szczególności z tego względu, że nie dysponuje oryginałem).

Pojawia się zatem wątpliwość, jaką moc dowodową będzie miał wgrany do portalu jako załącznik, lecz nieuwierzytelniony skan dokumentu papierowego. Można przyjąć, że sądy będą go traktować podobnie jak niepoświadczone kserokopie w postaci papierowej. Jak przyjęto w postanowieniu SN z 19 marca 2021 r., II CSKP 25/21^[9], nie stanowią one dowodów z dokumentów, o których mowa w art. 244 i art. 245 k.p.c., nie są jednak pozbawione mocy dowodowej w rozumieniu art. 232 w zw. z art. 308 k.p.c. Dopóki sąd ani strona przeciwna nie zakwestionuje ich i nie zażąda złożenia oryginałów dokumentów, stanowią one jeden ze środków dowodowych, przy pomocy których strona może udowodnić fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Obowiązek złożenia oryginałów dokumentów powstaje, gdy zażąda tego sąd albo strona przeciwna.

Nawiązuje do tego art. 128 § 3 k.p.c., przewidujący, że jeżeli z przepisu szczególnego lub postanowienia sądu albo zarządzenia przewodniczącego wynika obowiązek złożenia oryginału dokumentu sporządzonego w postaci papierowej, a strona lub pełnomocnik obowiązani są do wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego, oryginał dokumentu składa się do sądu z ich pominięciem. Dotyczy to zarówno przypadków, w których obowiązek złożenia oryginału określonego dokumentu (np. testamentu) wynika z mocy prawa, jak i sytuacji, w której przedstawienia oryginału dokumentu zażąda sąd albo przewodniczący. W myśl art. 128 § 4 k.p.c., jeżeli przepis szczególny przewiduje obowiązek dołączenia do pisma procesowego oryginału dokumentu sporządzonego w postaci papierowej, a strona lub pełnomocnik obowiązani są do wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego, oryginał takiego dokumentu składa się w terminie 3 dni roboczych od dnia wniesienia pisma procesowego.
 
Wprowadzone przez Nowelizację uregulowania jeszcze w jednym przypadku przewidują wnoszenie w postaci papierowej załączników do pism procesowych składanych przez portal. Stosownie do art. 125² § 1 k.p.c. w przypadku gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem portalu informacyjnego, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem portalu informacyjnego, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie 3 dni (w tym przypadku kalendarzowych, a nie roboczych) od dnia wniesienia pisma procesowego. W razie niedopełnienia tych obowiązków sąd pomija załącznik. Przepis ten będzie miał zastosowanie do załączników o wielkości powyżej 100 MB, a także w formatach nieobsługiwanych przez sądy. Wykaz dopuszczalnych formatów ma zawierać rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości wydane na podstawie art. 125⁴ k.p.c.
 
5. Awaria portalu

Nowelizacja uregulowała sposób postępowania w razie awarii portalu. Celem ustawodawcy było uniknięcie składania w takiej sytuacji masowych wniosków o przywrócenie terminu. Zgodnie zatem z art. 125² § 2 k.p.c. w przypadku gdy w dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego wystąpią ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie tego pisma, pismo to wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą. Jeżeli w ustalonym w ten sposób terminie wystąpią ponownie ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, stosuje się zdanie pierwsze. W piśmie procesowym należy uprawdopodobnić okoliczności, o których mowa w zdaniu pierwszym lub drugim.

Uregulowanie art. 125² § 2 k.p.c. jest przyjazne dla zawodowych pełnomocników. Jeżeli radca prawny w ostatnim dniu terminu wnosi np. apelację, a ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu wystąpią o dowolnej godzinie, termin na wniesienie środka zaskarżenia ex lege przedłuża się do następnego dnia roboczego. Radca prawny nie ma obowiązku sprawdzać do godz. 24.00, czy funkcjonalność portalu został przywrócona. Rzecz jasna, jest to tylko uprawnienie. Jeżeli radca prawny ustali, że awaria portalu została usunięta już tego samego dnia, może od razu wnieść pismo, nie korzystając z wynikającego z art. 125² § 2 k.p.c. przedłużenia terminu na dokonanie czynności.

Zgodnie z art. 125² § 3 k.p.c. przewodniczący zwraca pismo procesowe albo sąd odrzuca środek zaskarżenia w wypadku nieuprawdopodobnienia okoliczności określonych w § 2 zdanie pierwsze lub drugie. Uprawdopodobnienie to ma być dokonywane za pomocą zaświadczenia o awarii generowanego przez sam portal.
 
6. Korzystanie z pełnomocnictw popisanych elektronicznie

Twórcy Nowelizacji podjęli próbę umożliwienia korzystania na każdym etapie postępowania z pełnomocnictw podpisanych elektronicznie. Wyrazem tego było dodanie art. 89 § 1² k.p.c. – przewidującego, że pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Korzystanie z pełnomocnictw podpisanych elektronicznie nie nastręcza trudności w toku postępowania przed sądami powszechnymi. Zgodnie z art. 125¹ § 2 pkt 1 k.p.c. można wnieść przez portal zgłoszenie się do udziału w sprawie, do którego można dołączyć pełnomocnictwo podpisane elektronicznie^[10].

Nie da się jednak dołączyć pełnomocnictwa w postaci elektronicznej do pozwu (na etapie jego wnoszenia nie ma jeszcze założonej sprawy w portalu), ani w postępowaniu przed SN, który nie ma dostępu do portalu informacyjnego. W takich sytuacjach można rozważać wniesienie pełnomocnictwa podpisanego elektronicznie na zewnętrznym nośniku danych (pendrive, płyta CD), albo w formie papierowego wydruku poświadczonego przez zawodowego pełnomocnika za zgodność z oryginałem. Kwestia te jednak wywołuje wątpliwości^[11].
 
7. Bezpośrednie doręczenia z wykorzystanie portalu informacyjnego

Nowelizacja wprowadziła istotne zmiany w zakresie bezpośrednich doręczeń między zawodowymi pełnomocnikami. Po pierwsze, uchyliła nadmiernie rygorystyczne uregulowanie art. 132 § 1 zd. trzecie k.p.c., który w dotychczasowym brzmieniu przewidywał, że pismo zawodowego pełnomocnika niezawierające oświadczenia o jego nadaniu do pełnomocnika strony przeciwnej podlegało zwrotowi bez wezwania do uzupełnienia tego braku. Obecnie art. 132 § 1 k.p.c. stanowi, że w razie wątpliwości co do dochowania obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, sąd może, na wniosek albo z urzędu, zażądać dowodu nadania pisma procesowego za pośrednictwem operatora, o którym mowa w art. 165 § 2 k.p.c.^[12], lub dowodu doręczenia. Dopiero w razie nieprzedstawienia w wyznaczonym terminie dowodów, o których mowa w zdaniu drugim, pismo procesowe podlega zwrotowi.

Po drugie, rozszerzono – o interwencję, zmianę powództwa oraz zarzut potrącenia – katalog pism, które zgodnie z art. 132 § 1¹ k.p.c. nie podlegają bezpośrednim doręczeniom, a zatem należy je składać w sądzie z odpisem dla zawodowego pełnomocnika strony przeciwnej.

I wreszcie po trzecie, wprowadzono możliwość bezpośrednich doręczeń za pośrednictwem portalu. Zgodnie z art. 132 § 1⁴ k.p.c. w toku sprawy wniesienie do sądu pisma procesowego za pośrednictwem portalu informacyjnego oraz uzyskanie przez wnoszącego dokumentu potwierdzającego przekazanie tego pisma drugiej stronie jest równoznaczne z wykonaniem obowiązku, o którym mowa w § 1 zdanie pierwsze. Jeżeli zatem radca prawny wnosi pismo przez portal informacyjny, a po drugiej stronie występuje zawodowy pełnomocnik, będzie można go oznaczyć i wybrać dokonanie mu bezpośredniego doręczenia przez portal.

Co więcej, w myśl art. 132 § 1⁵ k.p.c. także w przypadku pism procesowych wnoszonych do sądu w inny sposób niż za pośrednictwem portalu informacyjnego zawodowi pełnomocnicy mogą doręczać sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami za pośrednictwem portalu informacyjnego w sposób umożliwiający uzyskanie przez wnoszącego dokumentu potwierdzającego ich przekazanie drugiej stronie.
 

Marcin Dziurda
prof. Uniwersytetu Warszawskiego, Wicedziekan Rady OIRP w Warszawie

---